Avis de Recrutement d’un (e) Assistant (e) de Programme
Mission de Jhpiego
Jhpiego, une filiale de l’Université Johns Hopkins, établit des partenariats mondiaux et locaux pour améliorer la qualité des services de santé pour les femmes et les familles partout dans le monde. Jhpiego est un leader mondial dans la création d’approches novatrices et efficaces pour le développement des ressources humaines pour la santé.
Valeurs de Jhpiego
A Jhpiego, nous mettons en estime nos clients par notre respect, notre réceptivité, et notre engagement à l’excellence ; notre personnel et notre réseau global de collègues apportent une diversité culturelle, une innovation, et une richesse d’expérience mondiale ; et notre culture de travail, qui est reflétée dans notre esprit d’équipe, notre communication-transparente, notre respect-mutuel, notre flexibilité et notre engagement.
But et Objectifs de Jhpiego
Des pays autonomes, des familles en bonne santé et des communautés résilientes. Toutes les femmes et toutes les familles, quel que soit leur lieu de résidence, bénéficient d’un accès équitable à des soins de santé de qualité, susceptibles de sauver des vies, dispensés par des prestataires compétents et attentifs.
LIEU D’AFFECTATION : Conakry
SUPERVISEUR : Directrice Pays
TACHES ET RESPONSABILITES SPECIFIQUES
Sous la supervision directe de la a Directrice Pays, l’Assistant(e) du Programme contribuera à la réalisation efficiente des projets exécutés par Jhpiego. Il/Elle travaillera en étroite collaboration avec l’équipe des Finances et de l’Administration, avec ses collègues du programme au niveau du bureau de Conakry et au niveau régional pour contribuer à la mise en œuvre correcte des activités programmatiques et assurer l’approvisionnement en biens et services pour le fonctionnement et les différents projets. Il/elle s’occupera de la préparation, de la documentation appropriée des activités programmatiques et de l’approvisionnement tout en respectant les règles et procédures des bailleurs d’une part et de celles de Jhpiego d’autre part.
TACHES SPECIFIQUES
Il/elle sera responsable :
Programme
- Suivre auprès de l’Administration et des Finances la validation de tous les projets d’activités et les budgets introduits par les Conseillers Techniques.
- Appuyer l’organisation technique et logistique des ateliers, séminaires et réunions par les Conseillers Techniques au niveau du bureau de Conakry et au niveau des coordinations régionales.
- Assurer l’archivage correct des rapports d’activité, des documents de projet et tout autre document programmatique
- Appuyer le programme dans la transmission des documents et des informations entre le Projet et le Ministère de la sante et les autres partenaires de terrain
- Préparer les documents d’informations utiliser dans les déplacements officiels de la Directrice Pays ou l’occasion des réunions spéciales
- Prendre les rendez-vous et tenir à jour les emplois du temps de la Directrice Pays
- Gérer la petite caisse du bureau
- Suivre les documents pour les signatures au niveau de la Direction
- Accomplir toute autre tâche spécifique à la demande du Superviseur
Approvisionnement :
- Assurer l’acquisition en temps voulu du matériel et des services nécessaires pour les activités dans le pays.
- Veiller à ce que tous les marchés soient conformes aux procédures de l’USAID, des autres bailleurs, et aux pratiques standard de Jhpiego
- Conserver la documentation relative aux appels d’offres et les contrats
- Organiser l’analyse des offres, Revoir attentivement la documentation relative aux appels d’offres et les contrats pour le respect de qualité-prix ainsi que le délai de livraison
- Préparer et tenir les dossiers et documents précis sur toutes les sollicitations, les réponses, les bons de commandes, les contrats, les correspondances et tous autres documents annexes
- Suivre les commandes en cours pour s’assurer que les exigences de livraison sont respectées
- Tenir un registre des fournisseurs et maintenir les données concernant les biens et services.
- Collaborer avec les hôtels, les organisations non gouvernementales locales, le ministère de la santé, le personnel et les consultants pour assurer tout l’appui logistique nécessaire pour les ateliers, les formations ou autres activités dans le pays avec l’appui du service financier (y compris la location des locaux et de l’équipement audiovisuel, la livraison du matériel, etc.).
Qualifications, compétences et aptitudes requises
- Diplôme d’études Universitaires en Administration des Affaires, gestion, finances ou autres qualifications en administration
- Avoir au moins 3 ans d’expérience dans le domaine, de présence dans un programme financé par un bailleur international
- Excellentes compétences dans la communication orale et écrites
- Compétences dans l’utilisation de l’outil informatique y compris les logiciels Excel, Word, PowerPoint et Outlook ainsi que l’exploitation de l’internet pour la recherche d’information
- Volonté d’apprendre les aspects techniques des programmes et d’intervention
- Capable de travailler dans un environnement complexe avec des pressions et exigences de couts délais et pour une bonne performance
- Capacité à maintenir la confidentialité
- Confortable avec une approche de travail en équipe et les demandes de gérer plusieurs activités à la fois
- Peut prendre des initiatives, organiser son propre travail et encourage les autres à faire de même
- Compétences de communication efficaces avec les cadres supérieurs, fournisseurs, personnel technique ainsi que le personnel
Les personnes intéressées par cet emploi sont priées d’envoyer par courrier électronique leur CV détaillé et leur lettre de motivation à l’adresse électronique ci-dessous en mettant en objet « DEMANDE D’EMPLOI ASSISTANCE DE PROGRAMME.» au plus tard le 18 Aout 2023 : Jhpiego.guinea@gmail.com
Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contactés et invité(e)s à fournir les copies des diplômes et/ou attestations et deux photos d’identités.
Conakry le 03 Aout 2023
Prof Yolande HYJAZI
Directrice Pays